Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentacji firmowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, wynikającym z przepisów prawa. Okres, przez jaki należy zachować poszczególne dokumenty, zależy od ich rodzaju i celu, któremu służą. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym może pomóc w organizacji i przestrzeganiu obowiązujących wymogów, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i minimalizuje ryzyko nieprawidłowości.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych

Dokumenty księgowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe, czy deklaracje podatkowe, muszą być przechowywane przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Taki wymóg wynika z przepisów ordynacji podatkowej, które pozwalają organom podatkowym na kontrolę dokumentacji w tym okresie. Warto również pamiętać, że dokumenty związane z rozliczaniem dotacji, grantów czy subwencji muszą być przechowywane przez okres określony w umowie o dofinansowanie, który może być dłuższy niż 5 lat. Biuro rachunkowe zadba o odpowiednią archiwizację takich dokumentów i przypomni o szczególnych wymogach.

Przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych

W przypadku dokumentacji pracowniczej, okresy przechowywania są dłuższe. Dokumenty związane z zatrudnieniem, takie jak umowy o pracę, listy płac czy ewidencja czasu pracy, muszą być przechowywane przez 10 lat od zakończenia roku, w którym rozwiązano stosunek pracy. Niektóre dokumenty, np. związane z naliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne, wymagają przechowywania nawet przez 50 lat w przypadku starszych umów. Współpraca z biurem rachunkowym pozwala na zapewnienie zgodności z tymi wymaganiami oraz porządek w archiwizacji dokumentów.